Zyra e Sekretarit të UBT-së ka për detyrë të planifikoj, organizojë, bashkërendoj dhe të zbatoj të gjitha veprimet e nevojshme që kanë të bëjnë me politikat, personelin dhe çështjet administrative, udhëheqjen e administratës, të mbeshtesë dhe të këshillojë të gjitha organet e UBT-së, të cilat janë të ndërlidhura me zbatimin e ligjshmërisë si dhe të mbrojë dhe të përfaqësojë UBT-në në procese të ndryshme juridike dhe zhvillimore profesionale.
Zyra e Sekretarit të UBT-së, udhëhiqet nga Sekretari i cili është zyrtari më i lartë administrative në kudër të UBT-së dhe i cili emërohet nga Këshilli Drejtues i UBT-së.
Zyra e Sekretarit është përgjegjëse për të gjitha punët juridike dhe administrative në kuadër të institucionit dhe për të njejtatë i raporton Sekretarit, gjersa ky i fundit i raporton Këshillit Drejtues të UBT-së.
Zyra e Sekretarit kujdeset që punët administrative dhe juridike të jenë efikase dhe të ndikojnë në ruajtjen dhe promovimin e cilësisë, si dhe të krijohet siguri juridike në veprimtarin e UBT-së.
Në kuadër të kompetencave eksplicite të përcaktuara në Zyrën e Sekretarit, janë:
- Kujdeset për zbatimin e ligjit dhe akteve juridike të brendshme, si dhe përkrahjen profesionale administrative – juridike të njësive akademike në kuadër të UBT-së;
- Kujdeset për koordinimin e zyrave dhe shërbimeve, si dhe mbështet organizmin e aktiviteteve mësimore – shkencore në përputhje me udhëzimet e përgjithshme të lëshuara nga Presidenti, Rektori, zvëndësrektori, dekanet e fakulteteve dhe mbikqyrë realizimin e tyre;
- Është përgjegjës për menaxhimin, planifikimin, organizimin, kontrollin dhe raportimin e mbajtjes së provimeve sipas afateve të aprovuara në përputhje me rregulloret e UBT-së;
- Është përgjegjës për menaxhimin e dokumentave zyrtare dhe arkivimin e tyre;
- Mbikqyrë realizimin e bashkëpunimit me institucionet apo subjektet tjera vendore dhe ndërkombëtare, sipas udhëzimeve të përcaktuara nga Presidenti ose Rektori i UBT-së;
- Merr pjesë në hartimin e planeve zhvillimore;
- Harton dhe i paraqet Rektorit planin zhvillimor të procesit mësimor në UBT;
- Menaxhimi, sigurimi dhe ngritja e efikasitetit të punës së administratës.
- Ofrimi i shërbimeve të nevojshme administrative, juridike dhe profesionale në funksion të sigurimit dhe ngritjes së efikasitetit të punës së administratës dhe ngritjes së cilësisë së UBT-së.
- Bashkërendimin e sakt të të gjitha veprimeve që kanë të bëjnë me kërkesat e studentit në raport me administratën e UBT-së.
- Sigurimin e shërbimeve cilësore për studentët dhe të punësuarit e tjerë në UBT.
- Rekrutimin, zhvillimin si dhe mbikqyrjen e personelit të UBT-së, lidhur me zbatimin e ligjeve dhe rregullave të definuara nga UBT-ja.
- Ngritjen dhe ruajtjen e imazhit të UBT-së.
Administrata e UBT-së
Në kuadër të veprimtarisë së vet, Administrata e UBT-së udhëhiqet dhe kontrollohet nga ana e Sekretarit të UBT-së, e cila ka për obligim udhëheqjen dhe mirëmbajtjen e dokumentacionit administrative dhe akademik, si dhe arkivimin e tyre.
Në fushën e autorizimeve të bartuara në Administratën e UBT-së, janë:
- Kërkesat për regjistrim;
- Regjistrin e studenteve të regjistruar në të gjitha programet e studimeve dhe punëve kërkimore;
- Regjistrin e studenteve të diplomuar;
- Dokumentacionin pronësor;
- Listën e projekteve për punë kërkimore;
- Marrëveshjet dhe kontratë e bashkëpunimit dhe projekteve;
- Kopjet nga kontratë komerciale;
- Planin e punës të UBT-së;
- Protokolli dhe arkiva e UBT-së, si dhe
- Kryejnë punë të tjera në përputhje me kërkesat e Bordit të UBT-së
Raporti narrativ i zyrës së sekretarit 2021